Frau mit Planer
Arbeitseffizienz ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Möchtest du weniger, aber effizienter arbeiten?

Charlotte ist erfolgreiche Rechtsanwältin und feiert in Kürze ihr 5- jähriges Firmenjubiläum. Sie ist stolz auf das, was sie schon erreicht hat in dieser Zeit. Und das zu Recht. Wenn sie an die Anfänge zurückdenkt, muss sie lächeln.

Wie schwer ist es ihr gefallen, sich mit der neuen Situation zurecht zu finden. Unternehmerin sein ist etwas, worauf sie niemand vorbereitet hat. Selbst die Anstellungsverhältnisse, in denen sie viel Verantwortung getragen haben, konnten sie nur teilweise auf das vorbereiten, was sie hätte wissen müssen.

Nun gut, sie hat sich durchgekämpft. Charlotte hat oft abends und an den Wochenende gearbeitet. Aber das gehört wohl dazu, denkt sie sich.

Im letzten Jahr hat sie es endlich gewagt: sie hat ihre erste Mitarbeiterin angestellt, eine Rechtsanwaltsfachangestellte. Davon hat sie sich viel versprochen, vor allem, dass sie wieder mehr Freizeit hat und weniger arbeitet. Dieser Traum ist leider noch nicht ganz in Erfüllung gegangen.

Charlotte hat sich schon oft Gedanken darüber gemacht, woran das liegt, findet aber nicht wirklich den Grund.

So oder so ähnlich ergeht es vielen Freiberuflerinnen. Erkennst du dich wieder?

Charlotte hat eine wichtige Voraussetzung geschaffen, um weniger zu arbeiten. Allein mit der Einstellung einer Mitarbeiterin (oder eines Teams) ist es jedoch nicht getan.

In diesem Artikel nenne ich dir mögliche Gründe und zeige dir, worauf es ankommt, wenn du weniger und effizienter arbeiten möchtest.

Ich propagiere die 25-Stundenwoche. Mit der richtigen Strategie kannst auch du das für dich erreichen – natürlich ohne auf Einkommen zu verzichten. Oftmals gelingt es sogar, das Einkommen noch zu erhöhen.

 

1. Niemand macht es so gut wie du – Arbeitseffizienz?

Ein Grund, warum Freiberuflerinnen trotz Mitarbeitern nicht weniger arbeiten, ist, dass sie insgeheim denken: “Niemand erledigt diese Aufgabe so gewissenhaft und korrekt wie ich.” Das mag grundsätzlich sogar stimmen, denn du bist die Expertin und Unternehmerin. Wenn du wie Charlotte Anwältin bist, wird eine Rechtsanwaltsfachangestellte wohl nicht die gleichen Aufgaben wie du erledigen können.

Aber sie kann dich unterstützen. Sie kann dir Informationen zuarbeiten, Unterlagen vorbereiten, kurz gesagt: sie kann dir Teilaufgaben abnehmen und du arbeitest im Büro effizienter. Wichtig ist, dass du deinem Team die Möglichkeit gibst, dass sie dich unterstützen können und dir Zeit schenken, indem sie dich entlasten.

Damit du Vertrauen darin haben kannst, dass die (Teil-)Aufgaben nach deinen Vorstellungen erledigt werden, brauchst du Prozesse. Wenn du dich mehr über effizientes Arbeiten beschäftigst, dir Fragen stellst wie: “Wie kann ich weniger aber arbeiten aber erfolgreicher arbeiten?” dann kann ich dir meinen Newsletter empfehlen.

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2. Was ist ein Prozess?

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Prozessen, selbst wenn du dir dessen nicht bewusst bist.

Bleiben wir bei Charlotte. Ein Prozess kann die Aufnahme eines neuen Mandanten sein. Noch bevor Charlotte für ihren Mandanten tätig werden kann, sind verschiedene Zwischenschritte erforderlich, z.B.

  • Telefontermin zur Anbahnung des Mandatsverhältnisses
  • Terminvereinbarung
  • Erstgespräch zur Klärung des Sachverhaltes und um über die Konditionen zu sprechen
  • Abschluss eines Vertrages zwischen Charlotte und dem Mandanten
  • Erteilen der Vollmacht und Weiterleiten an das Gericht
  • Aufnahme der Stammdaten
  • Anforderung benötigter Unterlagen
  • usw.

Um viele dieser Punkte kümmert sich Charlotte noch immer selbst.

Warum?

Hier spielen einige Faktoren eine Rolle. Zum einen ist Charlotte noch nicht daran gewöhnt, diese Aufgabe abzugeben. Das ist zum einen die Macht der Gewohnheit, zum anderen hat sie die Angst, den potentiellen Mandanten schon zu verlieren bevor er ihr das Mandat erteilt hat. Aber sie ertappt sich auch immer wieder dabei, dass sie denkt, sie müsste ihrer Mitarbeiterin erst alles genau erklären und macht es deshalb gleich selbst.

Und das ist der fatale Fehler, den ich sehr oft erlebe.

3. Die Kunst weniger zu Arbeiten – Prozesse zu definieren, spart Zeit

Damit Freiberuflerinnen aus dieser Gedankenfalle heraus kommen, empfehle ich dir die Definition und Dokumentation von Prozessen.

Ein Prozess kann jederzeit definiert werden. Es kostet beim ersten Mal natürlich Zeit, aber diese Investition von Zeit zahlt sich in Zukunft um ein Vielfaches aus, weil es Zeit spart.

Der positive Nebeneffekt ist, dass du als Freiberuflerin dir sicher sein kannst, dass alles genau so erledigt wird wie du es erwartest und dabei garantiert kein Teilschritt vergessen wird.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie auch du die 25h-Woche erreichen kannst, ohne weniger zu verdienen, dann melde dich gerne noch heute für meinen Newsletter an.

ich zeige dir, was nötig ist, um deine Arbeitszeit signifikant zu reduzieren, ohne auf Einkommen zu verzichten. Du erfährst, wie dein Business effektiver wird und du mehr an dein Team delegierst. Es geht außerdem darum, die eigenen Grenzen zu setzen.

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